1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Riitta ja Jorma J. Takasen säätiö sr. Y-tunnus: 1937654-2. Postiosoite: Haikolantie 20, 85410 Sievi.
2. Rekisterin nimi
Riitta ja Jorma J. Takasen säätiön apurahajärjestelmä.
3. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Yhteyshenkilönä toimii säätiön toimitusjohtaja Jarmo Rankinen. Sähköpostiosoite on asiamies(at)rjtsaatio.fi. Puhelinnumero: +358 40 588 5511.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Kerättäviä henkilötietoja käytetään apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittelyyn ja yhteydenpitoon, sekä sähköisen palvelun toiminnanseurannan mahdollistamiseksi ja kehittämiseksi. Rekisteriin tallennetaan apurahahakemuksissa annetut tiedot sekä myönnettyjen apurahojen maksatukseen ja tutkimuksen tai hankkeen edistymiseen ja loppuraporttiin liittyvät tiedot. Järjestelmään kerätään yhteystietoja apurahan hakijasta ja työryhmän jäsenistä. Nämä tiedot kerätään apurahan/avustuksen hakijoilta. Hakija voi myös nimetä suosittelijoita, joiden järjestelmään tallennettavat tiedot hakija antaa. Lisäksi kerätään apurahojen/avustusten maksatus- ja maksutietoja, tieto hakijan toiminnasta apurahaportaalissa ja käyttöön liittyviä teknisiä tietoja, kuten lokitietoja tapahtumista. Lisäksi kerätään rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen järjestelmän sisäinen viestintä. Apurahan hakijan tietoja tallennetaan ja käsitellään perustuen hakijan suostumukseen ja rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Myös muiden rekisteröityjen rekisteröinti perustuu henkilöiden suostumukseen. Jotta hakemus hyväksytään käsiteltäväksi, edellytetään hakijalta hakemuslomakkeella ja liitteissä olevien henkilötietojen antamista. Mikäli riittäviä henkilötietoja ei anneta, hakemus voidaan jättää käsittelemättä.
5. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja käsittelevät säätiön toimitusjohtaja, hakijan nimeämät suosittelijat, säätiön erikseen määrittelemät arvioijat, säätiön hallitus, teknistä tukea antavat henkilöt, maksatuksesta huolehtivat nimetyt käyttäjät ja tilintarkastajat. Tietoja näytetään vain siinä laajuudessa, kun se on vastaanottajaryhmän toiminnan kannalta tarpeellista.
6. Rekisterin suojaus
Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Järjestelmään kirjautuminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa ja järjestelmän käyttö tapahtuu salatun SSL-yhteyden kautta. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumisia valvotaan. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat erilaisilla teknisillä keinoilla suojattuja. Pilvipalvelun palvelimet sijaitsevat suojatuissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.
7. Henkilötietojen säilytysaika
Käyttäjien käyttäjätunnukset ja niihin liittyvät henkilötiedot:
- Käyttäjätunnukset säilytetään, mikäli käyttäjillä on hakemuksia. joita ei ole merkitty päättyneeksi.
- Jos käyttäjätunnus on tarkasteluhetkellä ollut käyttämättä yli kaksi vuotta, eikä hakijalla ole aktiivisia hakemuksia, käyttäjätunnus poistetaan järjestelmästä.
Keskeneräiset hakemukset:
- Hakija voi itse poistaa keskeneräiset hakemukset järjestelmästä.
- Säätiö poistaa keskeneräiset hakemukset 12 kuukauden kuluessa haun päättymisestä.
Hakemusten arviointitiedot:
- Arviointitiedot poistetaan 3 kuukauden kuluessa siitä kun apurahapäätökset on tehty.
Ei myönnetyt hakemukset:
- Säätiö poistaa tai anonymisoi kielteisen päätöksen saaneet hakemukset kahden vuoden kuluessa päätöksen ajankohdasta. Anonymisoinnissa hakemustiedoista poistetaan kaikki henkilötiedot. Myönnetyt hakemukset liitteineen sekä selvitystiedot
- Säätiö poistaa myönnettyjen hakemuksiin liittyvät tilinumerot ja henkilötunnukset kahden vuoden kuluessa siitä, kun apurahan käyttöselvitys on hyväksytty.
- Muut tiedot säilytetään pitkäaikaisesti säätiön historian tietojen keruu- ja tilastointitarkoituksessa.
Viestit:
- Hakemukseen liittyvät viestit poistetaan, kun hakemus poistetaan tai kun viestit havaitaan tarpeettomiksi.
8. Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa
Käyttäjien käyttäjätunnukset: Pääset apurahan hakijana/saajana kirjautumaan järjestelmään ja näkemään kaikki antamasi rekisterissä olevat tiedot avaamalla hakulomakkeen esikatselun. Ajantasaiset yhteystietosi pääset näkemään ja muuttamaan kohdasta Asetukset – Henkilötiedot. Sinulla on oikeus ja velvollisuus korjata virheelliset tiedot. Jos sinulla on asiaa koskevaa pyyntöä tai kysyttävää, voit osoittaa ne säätiön toimitusjohtajalle järjestelmän sisäisellä viestillä tai sähköpostitse. Sinulla ei ole kuitenkaan ole tarkastusoikeutta tallennettuihin hakemuksen arviointitietoihin eikä tilastotarkoituksiin kerättyihin tietoihin. Sinulla on oikeus peruuttaa hakemus, jolloin hakemusta ei arvioida. Mikäli hakemuksesta on jo tehty päätös, ei hakemuksen tietoja voida kokonaan poistaa järjestelmästä. Voit siirtää hakemuslomakkeesi järjestelmästä sähköisessä pdf-muodossa itsellesi. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli katsot henkilötietoja käsitellyn virheellisesti.
9. Tietojen luovutus
Tieto luonnollisille henkilöille myönnetyistä apurahoista luovutetaan Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle, mikäli apurahan käyttöaika ja suuruus ylittää MELA:n määrittelemät rajat. Tieto luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista luovutetaan verohallinnolle. Myönnettyjen apurahojen saajat ja määrät sekä mahdollisesti myös tutkimuksen/ hankeen tiivistelmät julkaistaan säätiön verkkosivuilla ja vuosikertomuksessa. Säätiö voi luovuttaa myöntämiinsä apurahoihin liittyviä henkilötietoja toisille apurahojen / avustusten myöntäjille
Verkkosivujen Tietosuojaseloste
Riitta ja Jorma J. Takasen Säätiö sr (”Säätiö”) on sitoutunut suojelemaan yksityisyyttäsi ja henkilötietojasi. Säätiö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä henkilötietolakia (523/1999) ja muita soveltuvia säännöksiä. Tässä Säätiön Verkkosivuihin liittyvässä tietosuojaselosteessa annetaan tietoa siitä, miten Säätiö ja sen toimihenkilöt käsittelevät tähän Verkkosivuun ja Säätiön muihin internetpalveluihin liittyviä henkilötietoja. Pyydämme sinua lukemaan tämän Tietosuojaselosteen ennen sivuston käyttämistä. Mikäli et hyväksy tätä Tietosuojaselostetta, oletamme sinun lopettavan sivuston käytön.
Henkilötietojen käsittely
Säätiö ei kerää tai tallenna sinua koskevia henkilötietoja tämän Verkkosivun missään osiossa. Säätiö kerää sen tarkoituksen toteuttamista varten henkilötietoja Verkkosivulla olevissa apurahahakemuksissa, mutta kerääminen edellyttää apurahahakemuksen lähettämistä Säätiölle postitse tai sähköpostilla apurahan hakijan itsensä toimesta. Apurahahakemuksen välityksellä Säätiön keräämien henkilötietojen käsittelystä voit lukea tarkemmin Säätiön Verkkosivulta löytyvästä apurahahakija ja – saajarekisterin tietosuojaselosteesta.
Evästeet
Säätiö käyttää tällä Verkkosivulla evästeitä kerätäkseen tilastotietoja Verkkosivun käyttäjistä ja siitä, kuinka Verkkosivua käytetään. Eväste on käyttäjän omalle tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä pieni tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeet antavat Säätiölle tietoa siitä, miten ja milloin olet käyttänyt sivustoa ja auttavat meitä kehittämään sivustoa tarjotaksemme parempaa palvelua. Käyttäjä voi halutessaan poistaa evästeet käytöstä oman selaimensa asetuksista. Jos toiminto kytketään pois päältä, voi tämä johtaa siihen, että joidenkin palveluiden toiminta hidastuu tai pääsy jollekin Verkkosivustolle estyy. Säätiö käyttää Verkkosivulla verkkosivujen Google Analytics -kävijäseurantapalvelua. Tällä palvelulla keräämme anonyymejä tilastoja Verkkosivun käyttäjistä tarkoituksenamme parantaa sen sisältöä. Google Analytics-palvelu tallentaa käyttöömme seuraavia tietoja:
- kuinka paljon Verkkosivulla on päivittäin kävijöitä
- kävijöiden maantieteellinen sijainti
- mitä Verkkosivun osiota käyttäjät ovat selanneet
- mitä kautta kävijät ovat tulleet Verkkosivulle
- millä laitteilla kävijät ovat selanneet Verkkosivua (tietokone, älypuhelin, tabletti)
- uusien ja palaavien kävijöiden suhteellinen osuus Verkkosivulla
Säätiö ei kerää tai tallenna Google Analytics-palvelun kautta käyttäjistä mitään sellaista tietoa, jonka perusteella käyttäjät olisivat tunnistettavissa tai yksilöitävissä, eikä Säätiö yhdistele Verkkosivun kautta saamiaan tietoja sille apurahahakemusten yhteydessä lähetettyihin tietoihin. Voit estää kävijäseurannan Google Analyticsin opt-out -toiminnolla https://tools.google.com/dlpage/gaoptout .
Linkit ja yhteydet muihin verkkosivustoihin
Säätiön Verkkosivulla voi olla linkkejä ja yhteyksiä kolmannen osapuolen Verkkosivuille. Linkin avatessasi saatat sallia kolmannen osapuolen internetsivujen evästeiden tallentumisen tietokoneellesi, jolloin sivustojen hallinnoijat voivat seurata kyseisen Verkkosivun käyttöä. Kolmannen osapuolen Verkkosivuihin sovelletaan kunkin Verkkosivun ylläpitäjän määrittelemiä yksityisyys-, käyttö- ja muita ehtoja. Säätiöllä ei ole määräysvaltaa kolmansien osapuolten Verkkosivuihin eikä Säätiö ole vastuussa mistään niillä julkaistusta materiaalista tai niiden käytöstä.
Tietosuojaselosteen päivitykset ja tarkastusoikeus
Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 28.5.2018. Koska Säätiö pyrkii jatkuvasti kehittämään Verkkosivuaan, pidätämme oikeuden muuttaa tätä selostetta. Toivomme, että tarkistat tämän Tietosuojaselosteen mahdolliset muutokset aika ajoin Verkkosivultamme. Voit milloin tahansa ottaa Säätiöön yhteyttä tarkistaaksesi, onko meillä hallussamme sinua koskevia henkilötietoja ja mitä tietoja hallussamme mahdollisesti on. Rekisteröidyn oikeuksista löydät tarkemmin tietoa Säätiön apurahahakija ja -saajarekisterin tietosuojaselosteesta. Säätiön Verkkosivun Tietosuojaselosteeseen liittyvät tiedustelut voi lähettää osoitteeseen: Riitta ja Jorma J. Takasen Säätiö sr, Haikolantie 20, 85410 SIEVI, asiamies@rjtsaatio.fi
